Un planificador de eventos, un planificador de tareas, un planificador de cursos... siempre te puede venir bien una de estas herramientas. Y si la herramienta viene en forma de hoja de cálculo, pues mucho mejor.

Y si además la puedes personalizar fácilmente, e incluso adaptarla a tus propias necesidades, mejor que mejor, por no decir casi insuperable.

Pues esto es lo que uno de los grandes del software libre, catalán y a ratos gallego y español, nos ha traido como regalo navideño.

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Cuando una hoja de cálculo de OpenOffice / LibreOffice Calc tiene pocas fórmulas a nadie le preocupa la optimización de las mismas. No es necesario.

Pero cuando el número y complejidad de las mismas va en aumento, todo parece que se vuelva más lento. Albert Einstein debió conocer las hojas de cálculo; le habrían ayudado a entender que el tiempo no es lineal, o al menos, la percepción que tenemos del mismo cuando nuestra hoja empieza a recalcular

Para evitar en lo posible estos problemas es necesario optimizar las fórmulas utilizadas, utilizando técnicas un poco más depuradas, y evaluando en cada caso qué estamos dispuestos a sacrificar en aras de una mayor velocidad y rendimiento.

Comenzamos con este una serie de artículos que esperamos nos ayuden a que nuestras hojas de cálculo sean más eficientes.

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Estaba casi convencido que es imposible que al hacer clic sobre un botón insertado en una hoja de cálculo podamos hacer que el foco de la aplicación salte a una posición en un mapa, que es una imagen situada en otra hoja de un libro de OpenOffice / LibreOffice Calc. Esto más o menos es lo que ha solicitado un usuario del foro oficial, y la verdad, lo encontramos tan interesante que nos hemos puesto manos a la obra.

¿Quieres saber cómo lo hemos logrado?

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Necesitas generar una columna con las iniciales de los nombres de determinadas personas; por ejemplo, Felipe Calleja Altomonte tendría como iniciales FCA.

Como la lista de nombres es muy grande, has pensado que quizás puedas resuelverlo con Calc.

Pero no has encontrado ninguna función que lo haga. ¿Cómo resolverlo? Quizas una compleja fórmula pueda permitirlo, así que te pones manos al asunto.

Tras mucho trabajar terminamos con una función que ocupa media página. Total, para darnos cuenta de que algunas personas incorporan partículas como y o de, de las, del, que no queremos que intervengan en las iniciales (por ejemplo, si el nombre fuera Felipe de Calleja y Altomonte), y que harán que nuestra fórmula tenga que ser todavía más compleja, si es que conseguimos hacer que funcione.

Planteamos una solución más técnica pero más sencilla, mediante la creación de una UDF, o función definida por el usuario, en la que tomaremos el valor de la celda donde se muestra el nombre, y los valores de un segundo rango de celdas, donde definiremos aquellas partículas que no queremos que formen parte de las iniciales.

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¿Cuántas sílabas contiene la palabra o frase escrita en una celda? Más o menos es lo que ha solicitado el usuario quan en el Foro Oficial en Español.

Escapando de los tecnicismos, hemos querido suponer que una sílaba se define por la existencia de una vocal, acompañada o no de consonantes. Así, la palabra Hola tiene dos sílabas, pues tiene dos vocales.

Existen a veces agrupaciones de dos o tres vocales (diptongos y triptongos) que cuando se presentan solo se cuenta como una sílaba. Por ejemplo, Huerto, contiene el diptongo ue, y por tanto, la palabra la forman dos sílabas. Huésped no forma diptongo, por lo que la palabra está formada por tres sílabas.

¿Podemos entonces contar las sílabas que contiene una celda de Calc conociendo estos datos? La respuesta nos la da la siguiente macro, con la que hemos creado una función definida por el usuario (UDF)

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Tras varias consultas realizadas en el Foro Oficial en español al respecto, ponemos a vuestra disposición este modelo para emitir facturas en OpenOffice Calc, que sirve también para LibreOffice Calc.

El modelo no pretende ser una solución de facturación; tan sólo es un ejemplo de cómo utilizar algunas técnicas avanzadas en la hoja de cálculo y de cómo automatizar determinadas tareas mediante el uso de macros, creadas con la grabadora de macros, y levemente adaptadas.

Por supuesto que el modelo es muy mejorable, y cada uno deberá, si pretende utilizarlo, adaptarlo a sus necesidades. Nuestra intención es ilustrar algunas de las posibilidades y dar pistas de cómo aplicarlas.

Veamos sin más las técnicas utilizadas en el mismo.

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OpenOffice Calc admite insertar hiperenlaces (hiperlinks) en sus celdas. Entre otras propiedades, un hiperenlace consta de un texto (el que se muestra) y una dirección URL (a la que saltamos al hacer clic —o Ctrl+clic— sobre el hiperenlace).

Si el texto mostrado y la dirección URL no coinciden, ¿cómo puedo obtenerla para procesarla en otra celda?

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Cómo hacer para que se reproduzca un sonido desde una hoja de cálculo de OpenOffice (o LibreOffice) Calc ya no es un secreto.

Y no lo es a raíz de una pregunta del usuario JCarlosH, maestro de primaria, que deseaba utilizar este truco para personalizar dictados interactivos y trabajar aspectos concretos de la ortografía y expresión escrita a distintos niveles con sus alumnos en el aula.

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Y para muestra, este Stop Motion realizado por imacat, de la comunidad de desarrollo de Apache OpenOffice en Taiwan.

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Uno de los problemas que los usuarios avanzados encuentran en OpenOffice Calc es conseguir que su hoja de cálculo sea capaz de recalcularse automáticamente o de realizar un nuevo proceso cada cierto tiempo, sin intervención del usuario.

Mediante el lenguaje de macros es posible crear un temporizador, como el que podemos ver en este artículo de Antonio Roldán. Pero lo cierto es que muchos usuarios no quieren o saben utilizar macros, o en su entorno las macros están bloqueadas por seguridad.

Gracias a un truco que encontramos en el Foro Oficial en español de OpenOffice podemos obtener un temporizador sin usar macros. A continuación desarrollamos un ejemplo completo, paso a paso, que aunque a priori parece muy largo y complejo, en realidad es sencillo y fácil de entender. Aprenderás también a crear y aplicar fácilmente estilos de celdas, y a aplicar formateo condicional.

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