Podemos fácilmente crear una celda con una lista desplegable condicionada en Calc. O quizás no nos resulte tan sencillo. Si es así, este tutorial te puede ayudar y facilitar esta tarea, que puede magnificar la potencia de tus hojas de cálculo.

Básicamente de lo que se trata es de poder seleccionar en una celda un valor definido en una lista de celdas, pero condicionado al valor elegido previamente en otra celda.

En el ejemplo que presentamos vamos a programar las celdas para poder seleccionar un modelo, una talla y un color de una lista de celdas; pero si no se ha seleccionado un modelo, no nos permitirá seleccionar ni la talla ni el color.

La hoja de cálculo de la que partimos

Esta es la hoja de la que partimos. En ella mostramos la lista que debemos rellenar, y a su derecha, los datos permitidos para que se completen los datos de la lista.

Aplicar Validez de datos a las celdas

Vamos a configurar la hoja para que al seleccionar una celda de la columna Código nos muestre un desplegable con los códigos permitidos para su inserción.

Para ello, en nuestro ejemplo, seleccionamos las celda justo debajo del encabezado Código, y desde el menú Datos > Validez mostraremos el diálogo Validez.

Desde la ficha Criterios seleccionamos en Permitir > Intervalo de celdas, y en Origen seleccionamos el rango de celdas en el que se muestran los códigos admisibles, en nuestro caso, el rango mostrado en la imagen:

Forzar a que sólo se puedan introducir valores de la lista

Para forzar a que sólo se puedan introducir valores de la lista de celdas seleccionadas hacemos clic sobre la ficha Mensaje de error, y activamos la opción Mostrar mensaje de error al introducir valores incorrectos.

Podemos completar los valores Título y Mensaje de error para presentar un mensaje más adecuado si se intentan introducir valores no permitidos.

Ya podemos hacer clic sobre el botón Aceptar.

Ahora la celda ya presenta un desplegable desde el que podemos seleccionar el código del producto.

¿Por qué hemos dejado una celda vacía al principio de la lista?

La primera celda del rango de códigos válidos la hemos dejado vacía; lo hicimos a propósito, sencillamente para facilitar la selección desde el desplegable cuando la celda se encuentra vacía.

Repite el proceso para el resto de columnas

Ahora puedes repetir el proceso para la primera celda de la columna Talla y de la columna Color; en nuestro ejemplo, los rangos de celdas Origen para el diálogo Validez han sido $Hoja1.$G$3:$G$25 y $Hoja1.$H$3:$H$25 respectivamente.

Tal y como lo hemos hecho hasta ahora, podemos seleccionar una talla o un color aún si no se ha seleccionado un código.

Si queremos condicionar a que para seleccionar una talla se haya seleccionado previamente un código, y para seleccionar una color se hayan seleccionado previamente un código y una talla, debemos realizar un pequeño cambio.

Convertir en Lista desplegable condicionada

El valor origen admite un rango de celdas, o una expresión que se pueda expresar como un rango de celdas.

Para condicionar la lista desplegable a que presente los valores posibles sólo si se ha seleccionado previamente un código, o un código y una talla, respectivamente, debemos introducir una fórmula que evalúe tal o tales condiciones, y que nos permita actuar de una forma o de otra según esas condiciones se cumplan o no; es una tarea que en Calc puede realizar la función SI.

Para adaptarla a nuestras necesidades vamos a modificar la propiedad Origen del diálogo Validez en el caso de la celda de la columna Talla, insertando la siguiente fórmula:

SI(A3="";"";$Hoja1.$G$3:$G$25)

Que podemos leer como: si la celda A3, la del código, está vacía, queremos presentar una lista vacía, y en caso contrario, el rango de celdas con las tallas posibles.

Algo similar introducimos en la propiedad Origen del diálogo Validez para la celda del color:

SI(O(A3="";B3="");"";$Hoja1.$H$3:$H$25)

Que podemos leer como: si la celda A3, la del código, o la celda B3, la de la talla, están vacías (una o ambas), queremos presentar una lista vacía, y en caso contrario, el rango de celdas con los colores posibles.

Ahora las celdas desplegables están condicionadas a los valores introducidos (o no) en las celdas que las preceden :)

Aplicar el formato de lista desplegable condicionada al resto de las celdas de las tres columnas

Para aplicar la propiedad de validez al resto de las celdas en las tres columnas podemos utilizar varios métodos:

• Seleccionar las celdas y extenderlas desde el manejador de relleno
  
• Copiar-pegar las celdas
• Copiar-pegar el formato de las celdas con el pincel de formato
• Etc.

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