Un usuario del Foro ha solicitado ayuda a la hora de crear una hoja de Calc que desea utilizar como formulario para crear calendarios y horarios de guardias en un colegio.

Supongamos que durante unas horas al día (desde las 15:00 a las 19:00 horas) unos profesores (Álvaro, Mavi, Juan, Ana, ...) se quedan de guardia controlando a los chavales.

Necesitamos crear un calendario que se expondrá en la sala donde para un determinado mes podamos ver las guardias asignadas a los profesores.

También necesitamos un calendario para cada profesor con su horario de ese mes.

A ser posible, todo debe automatizarse al máximo, para no tener que trabajar mucho

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Un planificador de eventos, un planificador de tareas, un planificador de cursos... siempre te puede venir bien una de estas herramientas. Y si la herramienta viene en forma de hoja de cálculo, pues mucho mejor.

Y si además la puedes personalizar fácilmente, e incluso adaptarla a tus propias necesidades, mejor que mejor, por no decir casi insuperable.

Pues esto es lo que uno de los grandes del software libre, catalán y a ratos gallego y español, nos ha traido como regalo navideño.

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Necesitas generar una columna con las iniciales de los nombres de determinadas personas; por ejemplo, Felipe Calleja Altomonte tendría como iniciales FCA.

Como la lista de nombres es muy grande, has pensado que quizás puedas resuelverlo con Calc.

Pero no has encontrado ninguna función que lo haga. ¿Cómo resolverlo? Quizas una compleja fórmula pueda permitirlo, así que te pones manos al asunto.

Tras mucho trabajar terminamos con una función que ocupa media página. Total, para darnos cuenta de que algunas personas incorporan partículas como y o de, de las, del, que no queremos que intervengan en las iniciales (por ejemplo, si el nombre fuera Felipe de Calleja y Altomonte), y que harán que nuestra fórmula tenga que ser todavía más compleja, si es que conseguimos hacer que funcione.

Planteamos una solución más técnica pero más sencilla, mediante la creación de una UDF, o función definida por el usuario, en la que tomaremos el valor de la celda donde se muestra el nombre, y los valores de un segundo rango de celdas, donde definiremos aquellas partículas que no queremos que formen parte de las iniciales.

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¿Cuántas sílabas contiene la palabra o frase escrita en una celda? Más o menos es lo que ha solicitado el usuario quan en el Foro Oficial en Español.

Escapando de los tecnicismos, hemos querido suponer que una sílaba se define por la existencia de una vocal, acompañada o no de consonantes. Así, la palabra Hola tiene dos sílabas, pues tiene dos vocales.

Existen a veces agrupaciones de dos o tres vocales (diptongos y triptongos) que cuando se presentan solo se cuenta como una sílaba. Por ejemplo, Huerto, contiene el diptongo ue, y por tanto, la palabra la forman dos sílabas. Huésped no forma diptongo, por lo que la palabra está formada por tres sílabas.

¿Podemos entonces contar las sílabas que contiene una celda de Calc conociendo estos datos? La respuesta nos la da la siguiente macro, con la que hemos creado una función definida por el usuario (UDF)

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Tras varias consultas realizadas en el Foro Oficial en español al respecto, ponemos a vuestra disposición este modelo para emitir facturas en OpenOffice Calc, que sirve también para LibreOffice Calc.

El modelo no pretende ser una solución de facturación; tan sólo es un ejemplo de cómo utilizar algunas técnicas avanzadas en la hoja de cálculo y de cómo automatizar determinadas tareas mediante el uso de macros, creadas con la grabadora de macros, y levemente adaptadas.

Por supuesto que el modelo es muy mejorable, y cada uno deberá, si pretende utilizarlo, adaptarlo a sus necesidades. Nuestra intención es ilustrar algunas de las posibilidades y dar pistas de cómo aplicarlas.

Veamos sin más las técnicas utilizadas en el mismo.

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En ocasiones, al importar determinados documentos a Calc (archivos excel en formato xml, documentos html, etc) o realizar un copia-pega desde estos a nuestra hoja de cálculo nos encontramos con que celdas con fechas, horas, monedas o números son importadas como texto, anteponiendo un apóstrofo (comilla simple) al valor contenido en ella, como muestra la imagen.

¿Hay solución? Sí, y muy sencilla. Este truco te permitirá solucionarlo.

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Uno de los problemas que los usuarios avanzados encuentran en OpenOffice Calc es conseguir que su hoja de cálculo sea capaz de recalcularse automáticamente o de realizar un nuevo proceso cada cierto tiempo, sin intervención del usuario.

Mediante el lenguaje de macros es posible crear un temporizador, como el que podemos ver en este artículo de Antonio Roldán. Pero lo cierto es que muchos usuarios no quieren o saben utilizar macros, o en su entorno las macros están bloqueadas por seguridad.

Gracias a un truco que encontramos en el Foro Oficial en español de OpenOffice podemos obtener un temporizador sin usar macros. A continuación desarrollamos un ejemplo completo, paso a paso, que aunque a priori parece muy largo y complejo, en realidad es sencillo y fácil de entender. Aprenderás también a crear y aplicar fácilmente estilos de celdas, y a aplicar formateo condicional.

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Supongamos que tenemos dos listas interminables de celdas, que deberían ser iguales, y queremos conocer si existen celdas distintas y cuántas.

Con una sencilla fórmula matricial se puede resolver el problema.

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¿Cual es el ratio o escala entre dos valores? Entre 5 y 25 el ratio es 1:5. Entre 12 y 300 el ratio es 1:25

¿Podemos calcular estos valores en Calc?

Sí que podemos.

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La función SUMAR.SI nos permite sumar un rango de celdas si se cumple una condición determinada.

En la imagen podemos ver como aplicar esta función para sumar los importes de la columna Importes sólo si las fechas correspondientes de la columna Fecha son iguales a la fecha indicada en la celda con fondo de color cyan.

Pero en ocasiones necesitamos aplicar dos o más condiciones. El caso es que la función SUMAR.SI no admite especificar más de una condición, por lo que usualmente se recurre a crear una columna auxiliar donde se evalúan las condiciones necesarias formando una tabla de verdad que posteriormente evaluamos con la función SUMAR.SI.

Existe una solución mucho más sencilla y elegante. Utilizar la función SUMA.PRODUCTO.

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